五大重點，改掉英文 Email 壞習慣！ 💌

一封專業的 email 不但能幫助你在溝通上更有效率，還能提升自身的專業形象，進一步與同事和客戶建立良好的關係。若是在外商公司上班或與國外客戶接洽，撰寫英文電子郵件更是必備的技能。然而，英文 email 有哪些該注意的？大家最容易犯的錯誤是什麼？以下就來從主旨到結尾，一個一個檢視吧！

1. 不明確的主旨

當對方收到你的 email 時，第一個看到的不是內容，而是郵件主旨（Subject），這關乎到收件人願不願意在第一時間打開來閱讀，又或者是讓它淹沒在茫茫信件海中。因此，你的主旨要簡明扼要地呈現重要資訊。我們先來看看幾個錯誤示範：

“Job application”

這個主旨看似簡潔，但想像一下，當人資部門收到上百封不同職位的求職信時，這樣的主旨是不是非常不明確呢？

“We would love to have your feedback on what we have been working on lately”

這個主旨不但冗長，也沒有提到確切是要針對什麼提供回饋，很容易讓人忽略掉。

“URGENT”

不管是郵件主旨還是內文，就算你真的很緊急，也切記不要使用全部大寫！這會讓閱讀的人感覺你在大吼，很沒有禮貌。

那英文 email 主旨該怎麼寫比較好呢？以下提供幾個常見情境中可以使用的範例：

應徵工作

很多公司在徵才時會特別規定 email 主旨的格式，這時就按照該格式填寫就好。若沒有特別規定，則可以用「Job application…」當開頭，後面再放上應徵職稱、你的姓名等基本資訊，例如：

“Job application, Community Manager, John Doe”

若你有一個名聲響亮的推薦人，也可以視情況放入主旨中：

“Referred by (推薦人姓名) for Senior Vice President of Software Engineering”

會議邀約

不論是對客戶或同事，在職場中經常需要約會議討論事情，這時就可以參考以下主旨：

“Invitation for (會議名稱) meeting”

“Request to set up a meeting about (會議主題)”

詢問進度

另一個很常用的 email 類型就是詢問或追蹤某件事情的進度，這時考慮到對方不一定記得在什麼時間點跟你討論過什麼，所以可以加上時間或事件名稱：

“Following up on what we discussed on 7/1”

“Regarding (案件、事件名稱)’s progress”

2. 不合適的開頭

Email 的開頭，有些人會用「Dear XXX」，也有人用「Hi XXX」或「Hello XXX」等，究竟該使用哪一種比較合適呢？

一般來說，Dear 給人的感覺比較正式一點，Hi 則是較輕鬆且平易近人。雖然 Hi 在目前的職場與商業 email 往來中也很常見，但還是建議大家在寫信給初次聯絡的人時，一律都先用 Dear 來開頭，若對方回信時用了 Hi，往後的信件再改為 Hi 開頭。

3. 太急著進入正題

雖然 email 的內容要清楚寫出想傳達的資訊，但如果什麼都沒說就直接進入正題或是有求於對方（尤其是第一次聯絡的人），容易給人冷漠、有距離的感覺，無助於建立良好的關係。

在說完「Dear XXX」後，可以先簡單用一句話問候對方，例如：

“I hope you are doing well.”

或是

“I hope you had a nice weekend.” / “I hope your week is going well.”

若是初次聯繫，可以簡單自我介紹一下，並說明來信目的：

“My name is John Doe and I am with ABC company. I am reaching out about…”

若是回覆對方的信件，則可以用致謝來開場，例如：

“Thanks for your quick response.”

或是

“Thank you for reaching out.”

4. 拼字或文法錯誤

寫完內文後，務必要檢查單字有沒有拼錯和文法正不正確。以下來看幾個常見的文法錯誤：

“Could we schedule a meeting to discuss about the issue?” (X)

“Could we schedule a meeting to discuss the issue?” (O)

discuss 是及物動詞，後面直接接著要討論的事物即可，不需要加 about。

“Please feel free to contact with me if you have any questions.” (X)

“Please feel free to contact me if you have any questions.” (O)

同上，contact 為及物動詞，不用加 with 或其他介系詞。

“I look forward to meet you on Tuesday.” (X)

“I look forward to meeting you on Tuesday.” (O)

由於 to V 是很常見的用法，所以很多人看到 to 就很自然地接原型動詞，但這裡的 to 是介系詞，記得要接名詞或動名詞。

5. 沒有做好結尾

最後，千萬別忘了使用合適的結尾語！你可能看過「Sincerely,」、「Regards,」、「Thanks,」等，但在不同情境下該使用哪個才是最合適的呢？以下來看幾個常用的例子：

Sincerely

Sincerely 是很正式的用法，適合用於求職信或初次與對方聯繫時等情境。要注意的是，若是職場中與同事間一般的 email 往來，使用 sincerely 可能會給人過於正式或拘謹的感覺。

Regards / Kind regards / Best regards

這幾個結尾語非常萬用，當你不確定該用什麼比較合適時，就可以先使用 regards 系列，是一個安全保守的選擇。但如果是跟較熟識的人通信，這樣的結尾語就會顯得有點距離感。

Best

同樣是很萬用的結尾語，雖然沒有像 regards 那麼正式，但在職場中還是經常使用，適合用於頻繁聯繫的同事或其他合作夥伴。

Cheers

Cheers 給人的感覺更輕鬆、友善，若溝通的內容不需要太正式和嚴謹的語氣，cheers 也是一個好選擇。

Thanks in advance / Thanks

根據一項 Boomerang 做的統計，在結尾使用 Thanks in advance 或 Thanks 的 email 有較高的回覆率，可能是因為在致謝對方的同時，也帶有一種「期待對方完成信件中提到的事項」的感覺，所以適合用在有求於對方的信件內容。

以上就是從主旨到結尾需要注意的五大基本重點，下次在寫英文 email 時不妨留意看看，希望能讓大家在職場的溝通上更順利哦！